Fêtes de bureau et cadeaux pour les employés : Quels sont les frais déductibles pour les propriétaires d’entreprise?

Au moment de planifier vos fêtes de bureau, vous vous êtes peut-être demandé si elles étaient déductibles d’impôt. Organiser une réception pour votre équipe peut être une manière intéressante de leur manifester votre reconnaissance. Mais saviez-vous que ces rassemblements, ainsi que les cadeaux que vous faites à vos employés, peuvent être déductibles d’impôt? 

En fait, selon la législation canadienne sur le revenu, vous pourriez être admissible à des déductions importantes si votre fête de bureau répond à des critères précis. Voici un aperçu des répercussions que vos marques de gratitude peuvent avoir sur vos impôts.

Fêtes de bureau : déductibles d’impôt?

Que ce soit un dîner au café du coin ou une soirée avec repas et danse, les rassemblements festifs sont idéals pour raffermir le moral de l’équipe. En général, seulement 50 % des frais de repas et de divertissements sont déductibles à titre de dépenses d’entreprise. Heureusement, les règles pour les événements ouverts à tous les employés sont différentes.

Tant que votre événement répond à certaines exigences, vous pouvez déduire 100 % des dépenses. La règle principale est l’inclusivité. L’événement doit être accessible à tous les employés et non à quelques privilégiés. De plus, le coût de l’événement ne peut pas dépasser 150 $ par personne, y compris le coût des frais supplémentaires comme le transport pour s’y rendre ou le coût du taxi pour le retour. 

Les règles pour les fêtes virtuelles sont un peu plus compliquées et varient selon qu’un divertissement est offert ou non. Si des frais de divertissements sont compris, la limite de 150 $ s’applique. Si aucun divertissement n’est offert, la limite est de 10 $ par personne. Les conjoints ne sont pas inclus dans le calcul des coûts par personne pour les fêtes virtuelles, mais ils le sont pour les rassemblements en personne.

Exemple d’une fête déductible d’impôt

La Boulangerie écossaise a connu une excellente année. Les ventes ont augmenté. Scott, le propriétaire, décide donc d’organiser une fête de fin d’année ouverte à toute l’entreprise, avec nourriture et divertissements. L’événement coûte 85 $ par personne. Les employés peuvent venir accompagnés de leurs conjoints et enfants. Les règles indiquent que 100 % des coûts de l’événement sont déductibles parce que tous les employés sont invités et que le coût par personne est inférieur au plafond de 150 $ (pour les événements en personne).

Scott a également organisé un dîner séparé avec le gestionnaire actuel, le chef boulanger et son assistant administratif. Seules ces trois personnes ont été invitées. Comme l’ensemble du personnel n’est pas inclus, la règle de déductibilité à 50 % s’applique : seulement la moitié des frais du dîner est déductible d’impôt.

Les cadeaux sont-ils déductibles d’impôt?

L’esprit des fêtes incite plusieurs employeurs à récompenser leur équipe en leur offrant des primes ou des cadeaux. Avant d’acheter votre papier d’emballage, assurez-vous de bien comprendre les répercussions fiscales des cadeaux offerts au personnel. L’impôt à payer dépend de la nature du cadeau.

Des sommes d’argent offertes en cadeau sont-elles imposables?

Oui! Les cadeaux en argent comptant versés aux employés sont imposables et doivent être indiqués sur le feuillet T4.

Pouvez-vous offrir des cartes-cadeaux libres d’impôt aux employés?

Dans la plupart des cas, l’Agence du revenu du Canada (ARC) considère les cartes-cadeaux comme équivalentes à de l’argent comptant. Elles sont donc traitées comme un revenu d’emploi. Cependant, il y a certaines circonstances où l’ARC considère qu’une carte-cadeau est un avantage non imposable. Les trois conditions suivantes doivent être satisfaites :

• La carte est prépayée avec une valeur en dollars et peut être utilisée uniquement pour acheter des produits chez le détaillant indiqué sur la carte.
• La carte indique clairement que le montant ne peut pas être converti en argent.
• Un registre est tenu, incluant le nom de l’employé, la date de remise de la carte, la raison du cadeau, le type de carte-cadeau, le montant de la carte et le nom du détaillant. 

Si la carte-cadeau ne répond pas aux trois critères, elle est considérée comme un avantage imposable. Le montant doit alors être déclaré sur des feuillets T4, avec l’impôt sur le revenu, les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et les cotisations à l’assurance-emploi (AE).

Qu’en est-il des cadeaux non monétaires?

De nombreux cadeaux offerts aux employés sont considérés comme un avantage imposable. En ce qui concerne les cadeaux, il ne s’agit pas d’être inclusif, comme c’est le cas pour les fêtes. Le type et la valeur du cadeau déterminent son statut en tant qu’avantage imposable. La valeur des cadeaux non monétaires non imposables ne peut dépasser 500 $.

Par exemple, les employés à temps plein de la boulangerie recevront des téléviseurs à écran plat d’une valeur de 500 $ chacun pour les fêtes. Il n’y a pas de répercussion fiscale pour les employés, car la valeur du cadeau n’excède pas 500 $ et le cadeau n’est pas en argent comptant. 

Si le prix unitaire des téléviseurs était de 700 $, la situation serait différente. Le montant au-dessus du plafond de 500 $ serait considéré comme un avantage imposable et serait imposé comme tel. En d’autres termes, le montant excédentaire de 200 $ (700 $ - 500 $ = 200 $) serait ajouté au revenu d’emploi sur le feuillet T4 de chaque employé, désigné à la case 40, et assujetti à l’impôt sur le revenu et aux cotisations au RPC (pas de cotisations à l’AE pour les cadeaux autres qu’en espèces).

Consigner vos dépenses

Maintenant que vous êtes au courant des règles fiscales, planifier vos célébrations des fêtes et vos cadeaux peut être à la fois amusant et avantageux sur le plan fiscal. Assurez-vous simplement de conserver tous les reçus liés à vos cadeaux des fêtes, peu importe l’activité, la prime ou l’événement. Il est également recommandé d’identifier clairement chaque reçu pour être certain de réclamer les montants appropriés au bon taux.

Et maintenant, à vous de jouer pour dénicher la magie des fêtes!