Que vous vendiez des produits de beauté au chanvre en ligne ou que vous offriez des services d’aménagement paysager à des propriétaires occupés, vous pourriez avoir besoin d’un employé si votre entreprise prend de l’expansion. Vous avez peut-être fait tout le travail seul pendant tout ce temps. Vous avez peut-être fait appel à des entrepreneurs ou à des pigistes au besoin. Finalement, vous faites le grand saut et vous embauchez un employé pour la première fois!
Maintenant que vous êtes un employeur, l’ARC s’attend à ce que vous conserviez un dossier exact des heures travaillées par votre employé, de son salaire, de ses déductions, etc., dont vous aurez besoin aux fins de l’impôt.
Vient ensuite la paie.
La configuration d’un nouvel employé dans le système de la paie n’est pas aussi compliquée qu’on pourrait le croire. Surtout si vous suivez ces cinq étapes simples.
- En tant qu’employeur, vous êtes responsable d’effectuer les déductions d’impôt au nom de vos employés.
- Le montant d’impôt sur le revenu provincial à déduire des revenus bruts de votre employé varie selon la province.
- L’ARC pénalise les entreprises qui ne perçoivent pas et ne versent pas les retenues à la source des employés avec exactitude et à temps.
ÉTAPE 1. Ouvrez un compte de programme de retenues sur la paie auprès de l’ARC.
Si vous avez déjà un numéro d’entreprise (NE), la configuration de la paie est assez simple.
Ajoutez un « compte de retenues sur la paie » à votre compte de l’ARC existant et vous obtiendrez un numéro de compte de programme de retenues sur la paie à 15 chiffres (qui comprend le numéro d’entreprise à neuf chiffres). L’ARC utilisera ce numéro pour identifier votre entreprise et en faire le suivi du point de vue des impôts.
Si vous n’avez pas de numéro d’entreprise, vous en obtiendrez un automatiquement lorsque vous amorcez le processus d’ouverture d’un compte de programme de retenues sur la paie. La Trousse employeur du Québec se trouve ici.
ÉTAPE 2. Rassemblez les renseignements de l’employé.
Il n’y a pas moyen de s’en sortir : même pour votre employé, la paie est accompagnée de tâches administratives. La première tâche de votre nouvel employé sera de vous fournir son numéro d’assurance sociale (NAS) et de remplir deux formulaires : le TD1 fédéral et le TD1 provincial.
Ces formulaires fourniront les renseignements dont vous avez besoin pour calculer le montant d’impôt à déduire de ses revenus. Il n’est pas nécessaire de faire parvenir ces documents à l’ARC. Il sont uniquement pour vos dossiers.
Au Québec, les employés doivent remplir le formulaire TD1 fédéral ainsi que le formulaire TP1015.3 Déclaration pour la retenue à la source.
ÉTAPE 3. Calculez les retenues d’impôt et les mettre de côté pour l’ARC.
Retenues des employés
En tant qu’employeur, la rémunération de votre nouvel employé apporte quelque chose de plus, que l’on appelle les retenues à la source.
Plutôt que de remettre un chèque à votre employé pour ses revenus bruts, vous devez d’abord soustraire l’impôt sur le revenu fédéral et provincial, les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et les cotisations à l’assurance-emploi (AE) en son nom. Le chèque qu’il recevra reflétera ses revenus nets, c’est-à-dire le montant restant. Les retenues à la source appartiennent au gouvernement.
Retenues des employeurs
Il est important de noter que les cotisations au RPC et à l’AE ne sont pas uniquement déduites des revenus de votre employé. En tant qu’employeur, vous devez apparier le montant du RPC que vous déduisez de son chèque de paie. Dans le cas de l’AE, vous devez contribuer un montant légèrement plus élevé que votre employé. Et, bien sûr, ces montants doivent également être versés à l’ARC.
Conseil : Pour calculer le montant dû en retenues à la source, consultez le Calculateur en direct de retenues sur la paie (CDRP) de l’ARC. Il tient même compte des taux d’imposition provinciaux et territoriaux variables, ce qui le rend extrêmement précis.
ÉTAPE 4. Versez les retenues à la source à l’ARC.
Une fois que vous avez calculé le montant dû à l’ARC, la façon la plus simple de payer ce versement (mensuel) est par l’intermédiaire du site Web de l’ARC. Vous pouvez également le payer dans toute grande institution financière ou au moyen de votre compte bancaire en ligne.
Pour la plupart des entreprises, les versements sont dus le 15 de chaque mois. L’ARC est assez exigeante en matière de paiement à temps. Faites tout votre possible pour éviter les pénalités de retard. Elles sont appliquées immédiatement et s’additionnent rapidement.
Conseil : Une fois que vous aurez établi un dossier d’observation irréprochable, vous pourriez être admissible au versement trimestriel, plutôt que mensuel, des retenues sur la paie, ce que certaines petites entreprises considèrent comme étant plus pratique.
ÉTAPE 5. Fermez votre année d’imposition en préparant vos feuillets T4.
En tant qu’employeur, vous devez remplir un feuillet T4 pour chaque employé.
Un feuillet T4 est un relevé indiquant ce qui a été payé en revenus et en avantages sociaux, ainsi qu’en RPC, en AE et en impôts sur le revenu. Votre ou vos employés utiliseront ce feuillet pour déclarer leurs revenus d’emploi et produire leurs propres déclarations de revenus.
En tant qu’employeur, vous êtes devez également produire un rapport sommaire T4 qui montre tous les montants d’impôt associés à votre compte de programme de retenues sur la paie. Celui-ci doit être soumis à l’ARC avant la fin du mois de février.
Si vous êtes un employeur au Québec, vous devez également remplir l’équivalent du feuillet T4, le relevé 1, et un sommaire de l’employeur indiquant le salaire brut payé et les retenues à la source d’impôt du Québec.
Considérez les avantages de l’automatisation de la paie pour la suite des choses.
En tant que propriétaire occupé, c’est à vous de vous assurer que vos chiffres sont exacts et que vos employés (et l’ARC) sont payés à temps.
Par exemple : Annabelle crée des œuvres d’art uniques et les vend sur Etsy. Elle a embauché son premier employé, Matisse, et est sur le point de calculer sa toute première paie!
Elle prendra d’abord le nombre d’heures travaillées de Matisse et les multipliera par sa rémunération horaire pour calculer son salaire total avant les retenues d’impôt. Puis, à l’aide des tables de retenues d’impôt les plus récentes, elle calculera le montant à déduire de sa rémunération totale et versera ce qui reste à Matisse.
Annabelle calculera également ses contributions de l’employeur, les ajoutera aux cotisations de Matisse et les soumettra en tant que paiement avec son prochain versement des retenues sur la paie.
Si l’idée de devoir être précis et efficace est stressante, considérez d’utiliser un logiciel d’automatisation de la paie pour effectuer les tâches complexes. Les services de la paie en ligne comme Quickbooks automatisent les tâches telles que la production des déclarations de taxes, le traitement des dépôts directs, la création de rapports sur la paie et le calcul des retenues d’impôt.
Tout cela libère un temps précieux que vous pouvez consacrer à votre entreprise en pleine croissance et à l’embauche de votre deuxième employé.
PRODUISEZ VOS DÉCLARATIONS COMME UN PATRON
Pour TurboImpôt, la paie n’est pas un problème. C’est un signe de réussite. À mesure que votre entreprise prend de l’expansion, nous sommes là pour vous aider à comprendre les conséquences fiscales d’avoir un employé, obtenir chaque déduction à laquelle vous êtes admissible et produire vos déclarations comme un patron.
