En tant qu’employeur canadien, il est de votre responsabilité de verser à l’Agence du revenu du Canada (ARC), de façon régulière, les cotisations à l’assurance-emploi (AE), les cotisations au Régime de pension du Canada (RPC) et l’impôt que vous avez retenus sur le revenu de vos employés. Vous devez également verser votre part de cotisations.

Avant d’embaucher du personnel, vous devez effectuer des démarches pour vous inscrire auprès de l’ARC, puis demander à vos futurs employés de remplir les formulaires de renseignements qui servent à déterminer le montant d’impôt qu’ils doivent payer. À l’aide des

Procédures d’embauche

  1. Pour pouvoir verser les retenues sur la paie et votre part des cotisations, vous devez ouvrir un compte de programme de retenues sur la paie de l’ARC. Ce compte de programme correspond à un numéro composé de votre numéro d’entreprise de l’ARC, des lettres RP (pour indiquer qu’il s’agit d’un compte de programme de retenues sur la paie) et d’un numéro de référence à quatre chiffres, habituellement 0001. Exemple : 99235 7543 RP0001
  2. À l’embauche, créez un dossier pour chaque employé. Inscrivez-y ses coordonnées à jour (numéro de téléphone, adresse courriel, adresse, etc.) et certains renseignements personnels tels que son numéro d’assurance sociale (NAS) et ses renseignements bancaires, dans le cas où la paie est versée par dépôt direct. Il incombe tant à l’employeur qu’à l’employé de maintenir ces renseignements à jour afin que l’employé reçoive des documents tels que le feuillet T4 – État de la rémunération payée à temps.
  3. Tous les employés doivent remplir le formulaire TD1 fédéral, qui permet d’obtenir les renseignements relatifs à l’impôt sur le revenu, ainsi qu’un formulaire semblable relatif à l’impôt provincial sur le revenu.

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Calcul des retenues à la source

Les cotisations à l’AE et au RPC sont basées sur un taux fixe, et les employeurs déterminent le montant à retenir en fonction des Tables de retenues sur la paie de l’ARC, souvent en utilisant le Calculateur en direct de retenues sur la paie ou un logiciel de paie à jour tel que QuickBooks. Pour ce qui est de l’impôt sur le revenu, ils utilisent les formulaires TD1 et les tables de retenues sur la paie fournies par l’ARC pour établir le montant à retenir.

Les cotisations de l’employé au RPC et à l’AE sont additionnées à celle de l’employeur et à tout autre montant retenu sur son revenu, puis cette somme est remise à l’ARC à titre de versement des retenues à la source. L’ARC doit avoir reçu le versement au plus tard le 15e jour du mois suivant celui au cours duquel l’employé a été payé.

  • Par exemple, si la période de paie de vos employés se termine le 31 janvier, mais que vous leur versez leur salaire seulement le 7 février, vous devez inclure cette période de paie dans votre période de versement de février. Votre date d’échéance est donc le 15 mars.

Calcul des cotisations à l’AE

Le gouvernement du Canada finance le programme d’AE au moyen des cotisations versées par les employeurs et de celles retenues sur la rémunération assurable des travailleurs jusqu’au maximum établi.

Calcul du montant à retenir sur la paie :

  1. Multipliez le salaire annuel (en tenant compte de la rémunération maximale) par le taux fixé par l’ARC.
  2. Divisez ensuite le résultat par 12 pour obtenir le montant de la cotisation mensuelle.

Actuellement, la cotisation de l’employeur équivaut à 1,4 fois le montant retenu sur la rémunération de l’employé. En plus de verser les montants requis chaque mois, consignez dans un registre les retenues que vous avez prélevées et les contributions que vous avez versées pour chaque employé, ainsi que son nombre d’heures travaillées pour avoir droit à ces montants.

Cotisations au RPC

Si vous avez des employés âgés de 18 à 65 ans, vous devez retenir des cotisations au RPC (ou au Régime de rentes du Québec [RRQ] au Québec) sur leur salaire et cotiser la part de l’employeur.

  • Les employés âgés de 65 à 70 ans qui sont encore salariés peuvent choisir de cesser de cotiser au RPC. Ces employés doivent remplir le formulaire CPT30 – Choix de cesser de verser des cotisations au Régime de pensions du Canada et en remettre une copie à leur employeur (ou à chaque employeur s’ils en ont plusieurs). Ils doivent également en faire parvenir une à l’ARC. L’employeur doit conserver une copie de ce formulaire dans le dossier de l’employé et s’assurer d’indiquer sur le feuillet T4 que l’employé est exempté des cotisations au RPC.
  • Les employés qui gagnent moins de 3 500 $ dans une année ne sont pas tenus de verser des cotisations à un régime de pension. L’employeur doit tout de même déduire les cotisations au RPC de la paie d’un employé dont le salaire est inférieur à l’exemption de base de 3 500 $. Au moment de produire sa déclaration de revenus, si l’employé a payé des cotisations en trop au RPC, il doit inscrire ce montant à la ligne 44800 – Paiement en trop au RPC pour obtenir un remboursement.

Le taux de cotisation au régime de pension est de 4,95 %. Pour calculer les cotisations mensuelles, utilisez le montant du revenu annuel et soustrayez l’exemption de base (montant sur lequel aucune cotisation n’est retenue), puis multipliez le résultat par 0,0495, en tenant compte du plafond des gains cotisables, qui est ajusté chaque année.

Divisez ensuite la cotisation annuelle par 12 pour déterminer le montant à retenir chaque mois. Additionnez à ce montant la cotisation de l’employeur, qui est la même que celle de l’employé, et vous obtiendrez le montant que vous aurez à verser.

Retenues d’impôt sur la paie

L’ARC fournit une table de retenues sur la paie pour calculer l’impôt fédéral, ainsi que des tables pour chacune des provinces, à l’exception du Québec. Revenu Québec publie ses propres tables. Les tables de retenues sur la paie sont accessibles en ligne, en format papier ou sous forme de formules qui peuvent être intégrées à des feuilles de calcul ou à des outils de calcul de la paie.

Vous avez besoin du formulaire TD1 – Déclaration des crédits d’impôt personnels, que tous les employés doivent remplir, pour déterminer le montant d’impôt fédéral à retenir sur le revenu, et d’un formulaire correspondant pour l’impôt provincial. N’oubliez pas d’inclure les avantages imposables, tels que les voitures de fonction, au revenu total.

Versement des retenues

Les dates d’échéances des versements à l’ARC sont déterminées en fonction des montants à verser. Les retenues mensuelles moyennes (RMM) représentent la moyenne des montants que vous avez versés il y a deux ans, tout au long de l’année.

  • Si vous n’aviez pas d’employés il y a 2 ans ou que le montant de vos RMM est inférieur à 15 000 $, la date d’échéance de vos versements est le 15e jour du mois suivant celui au cours duquel vous avez payé les salaires.
  • Si vos RMM se situent entre 15 000 $ et 50 000 $, votre date d’échéance est le 25e jour du mois pour les salaires payés durant la première moitié du mois, et le 10e jour du mois suivant pour les salaires payés durant la deuxième moitié du mois.
  • Pour les employeurs dont les RMM excèdent 50 000 $, la date d’échéance est le 3e jour ouvrable suivant le dernier jour de la semaine au cours de laquelle ils ont payé les salaires. Une pénalité sera appliquée sur les versements en retard : 10 % pour le premier, et 20 % pour les versements subséquents.