Cinq conseils pour faire la tenue des livres comme un pro

La gestion d’une entreprise, comme certains le savent, peut être source de stress. Il y a tellement de facteurs qui interviennent non seulement pour que les portes restent ouvertes, mais aussi pour atteindre le niveau de réussite que vous recherchez. Nombreux sont les chefs d’entreprise qui considèrent que les documents comptables ne doivent être établis qu’au moment de la production des déclarations de revenus. Toutefois, la conformité n’est qu’une des raisons pour lesquelles vous devez gérer la tenue des livres de votre entreprise toute l’année.

Qu’est-ce que la « conformité »? La conformité représente les actions que nous devons faire pour respecter certaines règles ou lois concernant le droit de propriété d’une entreprise, comme le respect des lois fiscales.

Les éléments suivants sont des exemples d’éléments à considérer :

• Percevoir et payer les taxes de vente (TPS/TVH/TVP ou TVQ) 
• Produire des déclarations de revenus d’entreprise, que ce soit pour un propriétaire unique, une société de personnes ou une société (et payer tout impôt sur le revenu qui s’y rapporte).
• Si vous avez des employés, vos responsabilités en matière de conformité comprennent les suivantes : 
  • Prélever les cotisations au RPC et à l’AE, ainsi que l’impôt sur le revenu de leurs chèques de paie
  • Envoyer ces cotisations à l’ARC chaque mois
  • Créer ces feuillets T4 très importants chaque année en février

L’autre raison importante qui justifie la gestion des finances de votre entreprise est qu’elle vous permet d’en connaître le rendement. En d’autres mots, si vous ne faites pas le suivi de votre argent, comment savoir si vous en gagnez?

Si nous ne consultons pas les documents comptables de notre entreprise pour payer des impôts ou remplir une déclaration de TVH, que regardons-nous et pourquoi est-ce important?

Voici cinq choses importantes que vos documents comptables vous apprendront sur le rendement de votre entreprise.

1. Découvrez combien d’argent vous gagnez

Lorsque vous effectuez la facturation pour vos services ou vos produits, vous effectuez en fait votre tenue de comptes, surtout si vous utilisez un logiciel comme QuickBooks en ligne pour vous aider. En suivant vos revenus, vous pourrez voir ce que vous avez facturé à vos clients sur une période donnée pour des articles ou des groupes d’articles donnés appelés « sources de revenus ».

Pourquoi est-ce important à savoir? Le suivi de vos revenus vous permettra de voir facilement quels sont les produits ou les services que vous vendez le plus. Vous pouvez utiliser ces renseignements pour vous aider à déterminer si vous devez conserver les produits ou services qui se vendent moins bien, faire plus de publicité ou peut-être revoir leur prix de vente.

2. Comprendre vos coûts

Pour de nombreuses entreprises, la conclusion d’une vente comporte un coût direct. Ces coûts sont également appelés coût des produits vendus ou coûts variables. Autrement dit, pour vendre votre produit 50 $, par exemple, vous avez peut-être dû acheter pour 10 $ de matériaux et dépenser 20 $ en main-d’œuvre. Sans cette dépense de 30 $, vous n’auriez pas eu de produit à vendre. Le profit brut dans cet exemple est de 20 $. 

Pourquoi est-ce important à savoir? Le suivi des coûts par rapport aux revenus vous permettra de calculer votre profit brut. Combien coûtent la fabrication et la vente de votre produit? 

Profit brut = Total des revenus – Total des coûts directs 

En connaissant votre profit brut, vous pouvez déterminer si vous devez réduire vos coûts. Le profit brut représente l’argent qu’il vous reste pour payer toutes les dépenses de votre entreprise qui ne sont pas liées à votre produit, c’est-à-dire vos coûts fixes.

3. Définir vos frais d’exploitation

Toutes les entreprises ont des frais d’exploitation à payer, qu’elles vendent ou non des biens ou des services. Les dépenses fixes sont des coûts qui demeurent constants, peu importe vos ventes. Voici quelques dépenses fixes courantes pour les entreprises :

• Frais de publicité
• Frais de bureau
• Loyer 
• Assurance 
• Salaires
• Services publics
• Amortissement
• Impôts fonciers  

Ces dépenses n’ont pas de lien direct avec les revenus de votre entreprise (et oui, même si la publicité peut vous aider à réaliser des ventes). Même si vous ne faites pas d’argent, vous avez toujours ces dépenses à payer.

Pourquoi est-ce important à savoir? Comme mentionné dans la section précédente, le montant dont vous disposez pour ces dépenses fixes correspond à votre profit brut. Que se passe-t-il si le profit brut n’est pas suffisant pour couvrir ces coûts? En connaissant les dépenses nécessaires au fonctionnement de votre entreprise, ainsi que vos coûts directs, vous pourrez fixer le prix de vos produits et la quantité que vous devez vendre pour générer les revenus dont vous avez besoin pour rester à flot.

4. Connaissez vos résultats nets

Une fois que tous les calculs ci-dessus ont été effectués, on obtient les résultats nets. Est-ce que vous faites des gains à chaque période ou est-ce que vous perdez de l’argent? 

Pourquoi est-ce important à savoir? Le but d’une entreprise est de réaliser un profit – c’est en fait la définition du concept selon l’ARC. Certaines entreprises enregistrent des pertes au cours des deux premières années d’activité, car il faut souvent engager des dépenses avant de pouvoir générer des revenus. Cependant, si au fil du temps, l’entreprise ne dégage pas les profits souhaités, il y a une raison et vous devrez examiner tous les chiffres ci-dessus, et comprendre en quoi ils sont importants, pour vous aider à résoudre le problème. Le succès d’une entreprise dépend en partie de sa viabilité. S’agit-il d’une entreprise capable de survivre, de couvrir ses propres coûts et de réaliser un profit?

Ce ne sont là que quelques-uns des renseignements que vous pouvez tirer des documents comptables de votre entreprise et de la manière dont ils peuvent vous aider. Si vous ne suivez pas encore vos finances et que vous vous contentez de déposer tous vos reçus au bureau du comptable au moment de la période de production des déclarations de revenus, vous devriez réfléchir aux avantages de connaître ces renseignements tout au long de l’année.  Personne ne veut savoir après coup ce qui aurait dû être fait au cours de l’année lorsqu’on ne peut rien y changer. En gérant vos finances tout au long de l’année, vous pouvez traiter les problèmes au fur et à mesure.

5. Soyez le maître de vos documents comptables

Il existe de nombreuses façons de faire le suivi de vos finances, mais l’une des façons les plus simples est de mettre en place un système en ligne pour en faire un suivi complet, de vos revenus à vos dépenses, en passant par vos taxes de vente. Un logiciel comme QuickBooks en ligne facilite la facturation de vos clients et la gestion de toutes vos dépenses au fur et à mesure.

Voici quelques pratiques exemplaires qui vous aideront à rester organisé toute l’année :

• Examinez régulièrement les rapports financiers. En effectuant le suivi de vos revenus et de vos dépenses, vous serez en mesure de créer des rapports financiers, comme votre état des résultats, qui présente le rendement de votre entreprise pendant une période donnée. 
• Établissez un calendrier pour traiter vos reçus de façon régulière. Fixez-vous, par exemple, un moment précis chaque semaine pour effectuer les tâches administratives et effectuez la saisie de toutes les données dans votre système comptable. Prenez-en l’habitude, de sorte que si vous avez besoin d’une information rapidement, vous serez en mesure de la retrouver aisément.
• Organisez vos revenus et vos dépenses. L’utilisation d’un système de tenue des livres en ligne peut aider à automatiser une grande partie de ce dont vous avez besoin pour les déclarations de revenus des entreprises et les déclarations de taxes de vente. De plus, le fait d’avoir tout organisé peut vous permettre de remplir votre propre déclaration de revenus d’entreprise, ce qui vous permettra d’économiser de l’argent et du temps en cours de route. La période des impôts deviendra beaucoup plus facile.