Déduire les frais de démarrage en tant que propriétaire unique

Lancer sa propre entreprise est un projet stimulant, mais les premières factures, notamment les frais bancaires, les dépenses de bureau et de marketing, s'accumulent rapidement. L'avantage, c'est que les règles fiscales vous permettent de déduire une part étonnamment importante de vos frais de démarrage et de conserver une plus grande partie de vos gains.

Voici comment tirer le maximum des déductions d'entreprise.

Les dépenses de démarrage que vous pouvez déduire

Pour maximiser vos déductions d'entreprise, il faut d'abord connaître les frais admissibles. Séparons-les par catégorie.

Frais de bureau à domicile 

Si vous travaillez de la maison, vous pouvez déduire une partie de vos dépenses d'utilisation de la résidence. Pour être admissible, votre espace de bureau à domicile doit être votre lieu d'affaires principal ou être utilisé exclusivement pour gagner un revenu d'entreprise et rencontrer des clients ou des patients.

Voici quelques exemples de frais de bureau à domicile admissibles :

• Les produits d'entretien
• L'électricité, le chauffage et la climatisation
• L'assurance habitation et les impôts fonciers
• Les intérêts hypothécaires ou le loyer
• Les coûts en capital, comme l'équipement et le mobilier (déduits sur plusieurs années)

Pour les espaces à usage mixte, comme un appartement comprenant un bureau à domicile, calculez vos déductions en fonction des heures ou de la superficie consacrées à un usage professionnel par rapport à un usage personnel. Par exemple, si votre appartement fait 1 000 pieds carrés et que votre bureau à domicile occupe 100 pieds carrés, vous pouvez déduire 10 % de vos frais.

Dans le cas d'un espace partagé, déterminez vos déductions comme suit :

• Déterminez combien d'heures par jour la ou les pièces sont utilisées à des fins professionnelles.
• Divisez ce nombre par 24 heures.
• Multipliez ensuite ce résultat par la part professionnelle de vos dépenses totales d'utilisation de la résidence, selon les calculs effectués plus haut pour déterminer la superficie de votre espace de travail.

Si vous n'utilisez cet espace à des fins professionnelles qu'une partie de la semaine ou de l'année, réduisez le montant demandé en conséquence.

CONSEIL : Souhaitez‑vous transférer des biens personnels, comme un ordinateur ou un véhicule, à votre entreprise en démarrage? Découvrez comment transférer des biens à votre entreprise dès votre première année d'activité.

Frais d'exploitation

Les frais d'exploitation quotidiens constituent généralement une part importante des déductions d'une entreprise en démarrage. Les déductions courantes comprennent les suivantes :

• Les fournitures de bureau et les abonnements à des logiciels
• Les frais de publicité et d'hébergement de sites Web, ainsi que les outils d'entreprise
• Les taxes d'affaires, les frais de permis et les cotisations annuelles à des associations professionnelles
• La comptabilité, les assurances et les frais juridiques
• Les salaires et les cotisations de l'employeur
• Les frais de démarrage de l'entreprise, les intérêts et les frais bancaires

Le gouvernement du Canada fournit des renseignements détaillés sur les catégories de frais.

Frais de repas et de représentation 

Vous pouvez déduire 50 % des frais de repas et de représentation raisonnables liés au travail, comme les événements auxquels vous assistez avec des clients ou les repas pris dans le cadre d'une conférence professionnelle.

Le montant maximal que vous pouvez demander correspond à 50 % du moindre des montants suivants :

• Le montant des frais engagés
• Le montant qu'il serait raisonnable de payer dans les circonstances

La limite ci-dessus ne s'applique pas dans certaines situations, y compris les suivantes :

• Les entreprises qui fournissent régulièrement des repas moyennant une rémunération, comme les restaurants
• Les repas facturés directement aux clients
• Les frais de repas ou de représentation qui sont inclus dans le revenu d'un employé
• Les événements de collecte de fonds organisés au profit d'organismes de bienfaisance enregistrés

Le gouvernement du Canada fournit une liste détaillée des frais pour lesquels la limite de 50 % ne s'applique pas. En outre, certains travailleurs autonomes, comme les livreurs et les conducteurs de grands routiers, peuvent demander des montants plus élevés pour la nourriture et les boissons.

Frais de véhicule à moteur

Les propriétaires uniques peuvent déduire les frais liés à l'utilisation d'un véhicule pour gagner un revenu, à condition que les montants soient raisonnables et dûment documentés. Les frais déductibles comprennent notamment :

• Les droits d'immatriculation et les permis
• Le carburant, l'huile, les assurances, l'entretien et les réparations
• Les frais de location ou les intérêts sur les prêts automobiles
• Les frais d'électricité liés à l'utilisation de véhicules zéro émission
• Les véhicules à moteur et certaines voitures de tourisme (déduits sur plusieurs années comme coût en capital)

Tenez un registre de l'utilisation du véhicule pendant une année complète afin d'établir votre année de référence pour ces déductions, et conservez les pièces justificatives. Si vous utilisez plusieurs véhicules pour votre entreprise, tenez un registre distinct pour chacun d'eux.

Le registre d'utilisation du véhicule doit comprendre les renseignements suivants :

• Le nombre total de kilomètres parcourus
• Le nombre total de kilomètres parcourus à des fins professionnelles
• La date, la destination, le motif du voyage et le nombre de kilomètres parcourus pour chaque déplacement lié à l'entreprise
• Le relevé de l'odomètre au début et à la fin de chaque exercice

Voici comment calculer les frais de véhicule à moteur admissibles :

• Divisez le nombre de kilomètres parcourus à des fins professionnelles par le nombre total de kilomètres parcourus.
• Additionnez les frais de véhicule à moteur pour l'année (essence, assurances, etc.).
• Multipliez ces deux chiffres pour obtenir le montant en dollars que vous pouvez déduire.

Les déductions que vous pouvez demander dépendent en partie du type de véhicule, et des règles spéciales s'appliquent aux entreprises agricoles et de pêche. Consultez le site Web du gouvernement du Canada pour en savoir plus.

Frais de déplacement

Les frais de déplacement liés à l'entreprise peuvent comprendre les frais de transport, les frais liés à des événements, les frais d'hébergement et les repas. La règle des 50 % pour les repas, les boissons et les activités de divertissement s'applique également ici.

Les congrès entraînent souvent des frais de déplacement pour les entreprises. Vous pouvez déduire les coûts liés à la participation à un maximum de deux congrès par année s'ils sont :

• liés aux activités de votre entreprise ou de votre profession;
• organisés par une entreprise ou un organisme professionnel à l'emplacement habituel de ses activités commerciales.

Lorsque les frais de participation à un congrès comprennent des repas ou des activités de divertissement, soustrayez 50 $ par jour avant d'appliquer la règle des 50 %.

Frais de formation et de perfectionnement professionnel

Vous pouvez déduire les frais raisonnables de formation et de perfectionnement professionnel qui servent à gagner un revenu d'entreprise en maintenant ou en améliorant vos compétences liées à votre activité. Ces déductions peuvent inclure ce qui suit :

• Les certifications, les cours ou les ateliers liés au secteur d'activité
• Les frais d'adhésion professionnelle et les frais de participation à des conférences
• Les abonnements
• Les documents de référence

Pour pouvoir demander une déduction fiscale, la formation doit être directement liée à votre entreprise. Par exemple, une formation qui vous aide à accomplir votre travail actuel est souvent déductible, tandis qu'une formation en vue d'une carrière différente peut ne pas l'être. Conservez vos reçus et soyez prêt à démontrer en quoi la formation appuie votre activité génératrice de revenus.

Frais bancaires et intérêts

Bon nombre des frais financiers liés à l'exploitation d'une entreprise peuvent être déduits de l'impôt d'un propriétaire unique, y compris les suivants :

• Les frais bancaires sur les comptes d'entreprise
• Les intérêts sur les prêts commerciaux
• Les frais liés aux prêts commerciaux, tels que les frais de demande

Les intérêts sur les prêts personnels ne sont pas déductibles.

Créances irrécouvrables

Si un client ne paie pas, vous pouvez déduire le montant à titre de créance irrécouvrable d'entreprise. La créance doit être véritablement irrécouvrable au cours de l'année où la déduction est demandée, ce qui signifie que vous avez déployé des efforts raisonnables pour être payé et que les chances de recouvrement sont faibles. Vous ne pouvez pas déduire des factures qui sont simplement en retard ou qui n'ont pas été déclarées comme revenu.

Comme toujours, une documentation claire est importante. Conservez des registres de ce qui suit :

• La facture originale
• La preuve que la facture a été incluse dans votre revenu d'entreprise pour la période visée
• Les démarches entreprises pour recouvrer le montant dû

En savoir plus sur les déductions fiscales pour votre entreprise en démarrage

Comment séparer les frais personnels des frais professionnels

Vous pouvez déduire les frais engagés pour gagner un revenu d'entreprise, mais pas les frais personnels ou de subsistance. La séparation des frais professionnels et personnels facilite la production des déclarations de revenus et réduit le risque d'erreurs et de déductions refusées. Voici quelques conseils pour faire le suivi des frais d'entreprise :

• Ouvrez un compte bancaire d'entreprise et procurez-vous une carte de crédit d'entreprise.
• Catégorisez les opérations bancaires et consignez les dépenses dans un tableau au fur et à mesure, en indiquant leur utilisation professionnelle.
• Gardez les reçus et les registres bien organisés et étiquetés selon leur utilisation professionnelle.
• Sauvegardez votre documentation de façon électronique.

Les frais à usage mixte, comme les frais de bureau à domicile, les frais de véhicule à moteur, l'équipement ou les factures de téléphone et d'Internet, peuvent être partiellement déduits à l'aide d'une méthode raisonnable et cohérente. Quelle que soit la méthode utilisée pour des frais à usage mixte en particulier, appliquez‑la de façon cohérente chaque année.

L'importance de la documentation (et les attentes de l'ARC)

En tant que propriétaire unique, l'une des meilleures habitudes que vous puissiez adopter consiste à tenir des registres d'entreprise bien organisés. Cela vous permettra de déterminer vos sources de revenus, de faire le suivi de vos frais et de justifier vos déductions si l'Agence du revenu du Canada (ARC) pose des questions. Voici des exemples de documents à conserver :

• Registres de revenus : factures de vente, bordereaux de dépôt, contrats et autres preuves de revenus
• Registres des dépenses : pièces justificatives ou reçus détaillés, registre des dépenses pour les opérations sans pièces justificatives
• Documents financiers justificatifs : chèques annulés, relevés bancaires, registres relatifs à la TPS/TVH et toute correspondance pertinente

Les registres d'entreprise et les documents justificatifs liés à votre entreprise en démarrage doivent être conservés pendant une période minimale de six ans suivant la fin de l'année civile visée. L'ARC peut vous demander de conserver vos documents plus longtemps, notamment si vous faites l'objet d'une vérification. Dans le cadre d'un examen ou d'une vérification fiscale, il vous incombe de démontrer que les revenus et les dépenses que vous avez déclarés sont exacts et liés à votre entreprise.