Lorsque vous lancez une entreprise et que vous êtes prêt à embaucher des employés, vous devez assumer diverses responsabilités liées à la rémunération du personnel, aux retenues d’impôt et à la remise de ces montants au gouvernement du Canada.

Vos responsabilités

En tant qu’employeur, vous avez la responsabilité de retenir les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), de l’assurance-emploi (AE) ainsi que l’impôt sur la rémunération ou autres revenus que vous versez à vos employés. Le revenu comprend le salaire, les commissions, les primes et les autres formes de revenu. Une fois que vous avez décidé de la façon de payer vos employés, vous devez ouvrir un compte de paie auprès de l’Agence du revenu du Canada afin de pouvoir verser les paiements au nom de vos employés ainsi que la part des retenues de l’employeur.

Calcul des retenues

Tous les employeurs doivent calculer les cotisations de RPC, d’AE ainsi que le montant d’impôt sur le revenu à retenir sur chaque paie des employés. Ces montants varient en fonction du montant du revenu pour la période donnée. L’ARC a mis en ligne des tableaux de paie pour aider à effectuer ces calculs. Il existe également des services en ligne automatisés qui peuvent vous aider à préparer ces calculs, notamment à remettre les fonds au gouvernement directement en votre nom avec le dépôt direct.

En plus des montants retenus, vous devez également payer une part des cotisations au RPC et à l’AE au gouvernement en fonction des montants retenus sur la paie de l’employé. Les montants retenus, ainsi que la part des cotisations au RPC et à l’AE de l’employeur, doivent également être envoyés au gouvernement de manière périodique. De nombreux employeurs conservent les fonds qui sont dus au gouvernement dans un compte bancaire distinct pour s’assurer que les fonds sont détenus en dehors des opérations régulières et éviter la tentation d’utiliser ces fonds. Ces retenues sont des sommes qui appartiennent au gouvernement et que vous avez recueillies au nom du gouvernement; vous êtes tenu de remettre ces fonds à l’ARC en temps opportun.

Il existe des plafonds de cotisation annuels au RPC et à l’AE pour chaque employé. Une fois qu’un certain seuil de revenu est atteint, vous n’avez plus à retenir ces montants ni payer votre part.

Circonstances spéciales

Il existe des circonstances spéciales dans lesquelles vous n’avez pas à retenir les cotisations au RPC et à l’AE. Si votre employé est considéré comme invalide selon le RPC, s’il est âgé de plus de 70 ans ou s’il a entre 65 et 70 ans et vous fournit un formulaire CPT30, vous pouvez choisir de cesser de cotiser au Régime de pensions du Canada. En tant que propriétaire d’une entreprise ou que personne rattachée, vous n’avez pas à retenir l’AE.

Feuillets T-4

En tant qu’employeur, chaque année après le 31 décembre, vous devez préparer les feuillets T-4 (État de la rémunération payée) pour tous les employés actuels et anciens auxquels vous avez versé du revenu cette année. Vous devez les envoyer avant le 28 février de l’année suivante. Vous êtes également tenu de tenir des registres de tous les revenus versés aux employés, des montants remis au gouvernement et des calculs de la paie pour justifier vos obligations fiscales au gouvernement de manière adéquate.

Références et ressources