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Combien de temps devez-vous conserver vos déclarations au Canada?

Pour la plupart des contribuables, suivre la règle générale de l’Agence du revenu du Canada ne constitue pas un problème, en termes de nombres et de taille des dossiers à conserver. Il y a toutefois des situations où l’on doit conserver les déclarations et leurs pièces justificatives plus longtemps. Vous pouvez obtenir la permission de l’ARC pour disposer des dossiers d’impôt plus tôt.

La règle générale

Selon l’ARC, vous devez généralement conserver vos pièces justificatives pendant six ans. Gardez les reçus et documents qui appuient votre demande au cas où votre dossier soit soumis à une vérification fiscale. « La règle des six ans se réfère aux six années à partir de la fin de l’année d’imposition de la déclaration et de ses pièces justificatives. Si nous utilisons l’année d’imposition 2010 comme exemple, un reçu du 1er janvier 2010 doit être conservé jusqu’au 31 décembre 2016, une période de sept ans moins un jour. À toute fin pratique, de nombreuses personnes et entreprises utilisent sept ans pour leurs dossiers pour empêcher la destruction accidentelle et ne pas risquer de contrevenir à la règle des six ans.

Appels, opposition et examens

Quand vous êtes en désaccord avec une évaluation ou une décision de l’ARC, vous avez le droit de vous opposer et de faire appel. Cela rouvre votre déclaration de revenus pour l’année d’imposition en question. La règle des six ans s’applique quand même, mais la date d’application n’est plus la fin de l’année d’imposition en question mais la date à laquelle votre appel prend fin. Étant donné que vous pouvez commencer un appel un an après la date de soumission d’une déclaration ou 90 jours au plus après une réévaluation (nouvelle cotisation), soit la date la plus tardive, un appel peut ajouter plusieurs années à la période durant laquelle vous devez conserver vos dossiers. Le processus d’appel varie selon la nature de la plainte mais dans chaque cas, la période de six ans débute à la fin de votre dernière période d’appel.

Détruire vos registres plus tôt

« La seule manière de détruire les registres fiscaux avant que la période des six ans ne soit terminée est d’obtenir la permission écrite de l’ARC », selon Heidi Mettler, planificatrice financière certifiée et consultante auprès du Groupe Investors à London, en Ontario. « Remplissez le formulaire T137 ou faites une demande par écrit à votre bureau des services fiscaux pour en demander la permission. » Les particuliers et les entreprises peuvent demander l’autorisation de détruire leurs registres plus tôt. L’ARC exigera une liste des documents que vous voulez détruire et la raison de la demande. Sur le formulaire T137, indiquez les exercices visés par la destruction des registres, la fin de la période d’appel et l’état d’un avis d’appel ou d’opposition, le genre de documents visés et si toutes les déclarations et leurs pièces justificatives pour la période ont été soumises. Vous ne devez pas détruire les registres avant l’approbation de l’ARC.

Registres à conserver

Pour la plupart des contribuables, les pièces justificatives appuyant leurs déclarations se résument à des feuillets de renseignements comme des T4 et relevés 1 de leur employeur et les feuillets T5 pour les revenus de placements. Les travailleurs autonomes requièrent de la documentation pour appuyer ces revenus, ainsi que pour déduire leurs dépenses d’entreprise. Quand vous demandez des crédits d’impôt dans votre déclaration, vous devez remplir des formulaires, conserver les chèques encaissés et d’autres documents pour appuyer votre demande. Les documents peuvent être sur papier ou sous forme électronique, y compris les images numériques de documents sur papier. Lorsque les documents source sont sous forme numérique, l’ARC requiert qu’ils soient maintenus en format numérique, même s’ils sont imprimés ou convertis à un autre médium de stockage.