Les phénomènes naturels et humains peuvent représenter une menace pour vos registres et peuvent même en causer la destruction. Vous pouvez utiliser plusieurs stratégies pour vous assurer que vos registres sont en sécurité. Afin de bien conserver vos registres, vous devez savoir quels sont les principaux risques auxquels ils font face et comment contrecarrer ces risques.
Incendies, inondations et autres désastres naturels
Si vous avez des copies papier de vos reçus, factures, déclarations de revenus ou autre information financière, prenez des dispositions pour conserver ces documents en sécurité. Selon la Fondation canadienne de fiscalité, entre 1990 et 2010, des contribuables faisant l’objet d’une vérification ont déclaré 31 fois avoir perdu leurs registres dans des inondations et 25 fois, dans des incendies.
Afin de protéger vos documents contre de tels désastres, conservez-les dans un coffre à l’épreuve du feu et placez ce dernier au deuxième étage de votre maison en prévision d’une inondation. Si vous résidez dans une zone humide, pensez à faire installer un système de réglage de l’humidité à l’intérieur du coffre.
En veillant à conserver vos documents papier dans un coffre, vous les protégez également contre les menaces que posent les animaux. Dans au moins deux affaires fiscales, les documents avaient été détruits par les souris ou « dévorés par le chien ». Même si elles sont rares, les menaces que représentent les animaux sont une possibilité que les contribuables ne peuvent ignorer.
Vol de documents fiscaux
Le vol représente la principale cause de perte de documents fiscaux après les différentes « intempéries » et les désastres naturels. Si vous conservez vos registres papier dans un coffre, fixez ce dernier au sol et gardez-le toujours verrouillé. Les classeurs doivent aussi être verrouillés et fixés au sol. Si vous vous servez de fichiers numériques, protégez-les en utilisant des codes de validation en deux étapes afin de rendre plus difficile leur accès par une personne non autorisée.
Protection des documents numériques
Tandis que les causes de la perte de registres papier, y compris les bombes et les infestations de souris, varient, seulement quatre cas de perte de documents électroniques avaient été rapportés entre 1990 et 2010. Ce nombre relativement peu élevé peut être attribué au fait que les documents électroniques sont plus sûrs que les documents en format papier. De plus, l’ARC emploie des experts pour récupérer sur les disques durs des documents qui sembleraient avoir été « perdus ».
Pour garantir la protection des documents électroniques contre les virus, le mauvais fonctionnement du matériel ou tous autres problèmes, assurez-vous de les sauvegarder sur le disque dur de votre ordinateur et d’en faire également des copies supplémentaires sur un bâtonnet USB ou dans un système de stockage hébergé. Pour les aider à conserver leurs registres en sécurité, les contribuables peuvent également se servir d’applications et de programmes pour téléphone intelligent pour prendre des photos de leurs reçus et téléverser des documents afin de les garder dans un endroit centralisé.
Conséquences en cas de perte de registres
La perte de vos registres peut vous empêcher de remplir votre déclaration de revenus. Si vous perdez vos registres entre la période où vous soumettez votre déclaration de revenus et celle où vous recevez un avis de vérification, vous n’aurez malheureusement pas les documents dont vous aurez besoin pour faire appel. C’est la raison pour laquelle, beaucoup de personnes qui ont perdu ou égaré leurs documents doivent tout simplement accepter l’évaluation faite par l’Agence du revenu du Canada de leur déclaration de revenus et payer l’impôt supplémentaire après la vérification.
