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L’importance de la tenue de registres comptables

La tenue de registres comptables est indispensable, et le manque de rigueur à cet égard coûte aux petites ou moyennes entreprises des millions de dollars chaque année.

Selon l’Agence du revenu du Canada (ARC), les contribuables canadiens ont l’obligation légale de tenir des registres qui font état de toutes leurs opérations afin d’appuyer leurs déclarations de revenus et leurs demandes de déductions de dépenses.

Qu’entend-on par registres comptables?

Par définition, les registres comptables comprennent les comptes, les ententes, les registres, les grilles ou les tableaux, les diagrammes, les formulaires, les images, les factures, les lettres, les cartes, les mémorandums, les plans, les déclarations de revenus, les relevés, les télégrammes, les bons et toute autre pièce justificative, que l’information soit fournie par écrit ou sous toute autre forme.

Tenez un registre de vos dépenses et de vos revenus quotidiens si vous n’utilisez pas de logiciel tel que QuickBooks, qui effectue le suivi pour vous.  Il peut s’agir d’un registre à part contenant des colonnes ou d’un outil aussi simple qu’une feuille de calcul en ligne.

Conservez une copie de vos bordereaux de dépôt, de vos relevés bancaires et de vos chèques annulés pendant six ans. Si l’ARC décide de vérifier certains éléments et que vous n’avez pas de pièce justificative, elle refusera votre demande, faute de preuve.

Il est également très important de tenir des registres comptables distincts pour chacune des entreprises que vous exploitez, et qu’aucune dépense personnelle n’y soit rattachée.  Si vous voulez véritablement que votre entreprise soit indépendante de votre situation personnelle, vous devez prouver à l’ARC, à l’aide de vos registres, que rien ne les relie.

Si vous souhaitez tenir des registres informatisés, appliquez les principes suivants :

  • Lorsque vous numérisez vos registres, assurez-vous que l’image est nette.
  • Utilisez la même méthode pour nommer tous vos fichiers d’entreprise. Rien n’est plus frustrant que d’avoir à fouiller tout votre ordinateur ou à ouvrir tous les fichiers parce que celui que vous cherchez n’a pas été nommé de la bonne façon dans le cas où l’ARC vous demande de fournir un seul document aux fins de vérification fiscale.
  • Assurez-vous de les placer dans un dossier qui correspond à leur catégorie.
  • Faites des copies de sauvegarde de ces fichiers ou sauvegardez-les sur différents supports, comme une clé USB.

N’envoyez pas vos registres à l’ARC

Vous souvenez-vous de l’époque où les déclarations de revenus étaient produites sur papier et qu’elles étaient envoyées à l’ARC accompagnées de tous les reçus et de toutes les pièces justificatives?  Eh bien, nous ne sommes plus dans les années 80, et l’ARC ne veut plus votre paperasse!

L’ARC ne veut pas que vous soumettiez ces registres avec votre déclaration de revenus électronique, mais s’attend à ce que vous les conserviez dans vos dossiers pour être en mesure de les fournir si elle vous les demande plus tard dans le but de vérifier les demandes qui figurent dans votre déclaration.

Il est également préférable de classer vos registres en fonction de l’année d’imposition et de les conserver en lieu sûr.  Trop souvent, lorsque l’ARC demande à voir des registres, elle se fait dire qu’ils ont été « perdus dans une inondation ». Sachez que, sans preuve, il est probable que l’ARC refuse toutes vos demandes.

Types de registres

Registre des revenus

Faites un suivi du revenu brut que gagne votre entreprise. Le revenu brut correspond au total des revenus avant la déduction des dépenses, y compris celles liées aux marchandises vendues. Votre registre des revenus doit indiquer la date, le montant et la source du revenu.

Consignez tous les revenus, peu importe si vous avez reçu de l’argent, des biens, ou des services. Toutes les entrées doivent être appuyées par des documents originaux.

Les documents originaux comprennent notamment :

  • les factures de vente;
  • les reçus de caisse enregistreuse;
  • les reçus;
  • les bordereaux de dépôt;
  • les relevés d’honoraires;
  • les contrats.

 Remarque concernant les agriculteurs : Un document original pour l’agriculture peut être une facture de vente, un reçu de caisse enregistreuse, un reçu ou billet d’achat au comptant provenant de la vente de céréales, et un talon de chèque reçu d’un bureau de mise en marché.

Remarque concernant les pêcheurs : Un document original pour la pêche peut être une facture pour chaque prise débarquée, des rapports de voyages ainsi que des bordereaux ou registres de vente au public, aux détaillants ou aux restaurants.

Registre des dépenses

Demandez toujours votre reçu lorsque vous faites un achat pour votre entreprise que vous souhaitez déclarer à titre de dépense d’entreprise auprès de l’ARC.

Les reçus doivent comprendre les renseignements suivants :

  • la date de l’achat;
  • le nom et l’adresse du vendeur ou du fournisseur;
  • le nom et l’adresse de l’acheteur;
  • une description complète des produits ou services;
  • le numéro d’entreprise du vendeur s’il est inscrit à la TPS/TVH.

Si le numéro de TPS/TVH ne figure pas sur le reçu, le vendeur n’est probablement pas inscrit à la TPS/TVH, ou le montant de ses recettes est sous le seuil fixé pour l’inscription.  Dans un tel cas, vous n’avez pas à payer la TPS/TVH, à moins qu’il puisse prouver qu’il est inscrit et qu’il remettra ce montant à l’ARC.

Assurez-vous que le vendeur ou le fournisseur indique une description des produits ou services sur le reçu. Cependant, il n’est parfois pas possible de le faire, comme dans le cas des reçus de caisse enregistreuse. Dans une telle situation, inscrivez une description des biens ou services sur le reçu ou toute autre pièce justificative, dans votre registre des dépenses ou dans QuickBooks.

Il est également qu’un vendeur ou un fournisseur ne vous fournisse pas de reçu. Si c’est le cas, écrivez le nom et l’adresse du vendeur ou du fournisseur, le montant payé pour les biens ou services, la date du paiement et les détails de l’opération dans votre registre des dépenses.

 Registre des biens

Si vous vendez ou échangez un bien, inscrivez le plus de détails possible, comme la date de la vente ou de l’échange et le montant du paiement ou du crédit issu de la vente ou de l’échange.

 L’importance de la tenue de registres comptables

Idéalement, vous devez établir une méthode pour la tenue de vos registres.  Peu importe si vous choisissez de tout ranger dans une boîte à chaussure ou d’investir du temps et d’entrer tous les détails dans QuickBooks, vous devez absolument tout conserver.

D’ailleurs, d’excellentes applications sont mises à votre disposition pour faire le suivi de votre kilométrage, telles que l’application QuickBooks Self-Employed (anglais seulement)  Vous n’aurez plus qu’à vous assurer, à la fin de l’année, que votre calendrier et vos déplacements d’affaires correspondent, sans quoi vos demandes relatives aux frais de kilométrage seront refusées si vous faites l’objet d’une vérification fiscale.

Au bout du compte, la bonne tenue de vos registres comptables peut déterminer si vos demandes soumises à l’ARC sont acceptées ou refusées, et en cas de vérification fiscale, elle fera la différence entre une déclaration en règle et avoir une dette envers l’ARC.