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Tenue de comptes pour travailleur autonome – Bien plus qu’une question d’impôts

La gestion d’une entreprise, comme ceux qui le savent, représente beaucoup de travail. Il y a tellement de facteurs qui interviennent non seulement pour que les portes restent ouvertes, mais aussi pour atteindre le niveau de réussite que vous recherchez.  Nombreux sont les chefs d’entreprise qui considèrent que les documents comptables ne doivent être établis qu’au moment de la production des déclarations de revenus. Je suis ici pour vous rappeler que la conformité n’est qu’une des raisons pour lesquelles vous devez gérer la tenue de comptes de votre entreprise.

Qu’est-ce que j’entends par « conformité »?  La conformité correspond à ce qui doit être fait pour satisfaire à certaines règles ou lois touchant les entreprises, comme le respect des lois fiscales, la perception et le versement des taxes de vente (TPS/TVH/TVP ou TVQ) ou la production de déclarations de revenus d’entreprise, qu’il s’agisse d’un propriétaire unique, d’un partenariat ou d’une société (et le paiement des impôts sur le revenu qui en découlent). De plus, si vous avez des employés, certaines de vos responsabilités en matière de conformité consistent à retenir les montants relatifs au RPC, à l’AE et à l’impôt sur le revenu de leurs chèques de paie et à les envoyer à l’ARC chaque mois, et bien sûr, à produire les très importants feuillets T4 chaque année en février.

L’autre raison importante qui justifie la gestion des finances de votre entreprise est qu’elle vous permet de savoir comment se porte l’entreprise au quotidien.  En clair, si vous ne gérez pas l’argent, comment savoir si vous en gagnez?

Si nous ne consultons pas les documents comptables de notre entreprise pour payer des impôts ou remplir une déclaration de TVH, que regardons-nous et pourquoi est-ce important?

Voici quelques renseignements importants que vos documents comptables vous apprendront sur le rendement de votre entreprise (ce n’est qu’un échantillon, et les chiffres peuvent révéler une foule d’autres renseignements) :

  • Revenus: Lorsque vous effectuez la facturation pour vos services ou vos produits, vous effectuez en fait votre tenue de comptes, surtout si vous utilisez un logiciel comme QuickBooks en ligne pour vous aider. En suivant vos revenus, vous pourrez voir ce que vous avez facturé à vos clients sur une période donnée pour des articles ou des groupes d’articles donnés que nous appelons « sources de revenus ».
    • Pourquoi est-ce important à savoir? Le suivi de vos revenus vous permettra de voir facilement quels sont les articles ou services que vous vendez le plus. Vous pouvez utiliser les renseignements pour vous aider à déterminer si vous devez conserver les produits ou services qui se vendent moins bien, faire plus de publicité ou peut-être revoir leur prix de vente.
  • Coûts directs: Pour de nombreuses entreprises, la conclusion d’une vente comporte un coût direct. Ces coûts sont également appelés coût des produits vendus ou coûts variables. Autrement dit, pour vendre votre produit 50 $, par exemple, vous avez peut-être dû acheter pour 10 $ de matériaux et dépenser 20 $ en main-d’œuvre. Sans cette dépense de 30 $, vous n’auriez pas eu de produit à vendre. Le profit brut dans cet exemple est de 20 $.
    • Pourquoi est-ce important à savoir?Le suivi des coûts par rapport aux revenus vous permettra de calculer votre profit brut, c.-à-d., combien coûtent la fabrication et la vente de votre produit? Le profit brut correspond au total des revenus moins le total des coûts directs. Ce chiffre peut vous aider à déterminer si vous devez modifier vos prix ou si vous devez réduire vos coûts. Le profit brut représente l’argent qu’il vous reste pour payer toutes les dépenses de votre entreprise qui ne sont pas liées à votre produit, c’est-à-dire vos coûts fixes (voir les dépenses ci-dessous).
  • Dépenses: Toutes les entreprises ont des frais d’exploitation à payer, qu’elles vendent ou non des biens ou des services. La publicité, les frais de bureau, le loyer ou les assurances n’ont pas de lien direct avec les revenus de votre entreprise (oui, même si la publicité peut vous aider à réaliser des ventes). Il s’agit de ce que nous appelons des dépenses fixes. Même si vous ne faites pas d’argent, vous avez toujours ces dépenses à payer.
    • Pourquoi est-ce important à savoir?Comme mentionné dans la section précédente, le montant dont vous disposez pour ces dépenses fixes correspond à votre profit brut. Que se passe-t-il si le profit brut n’est pas suffisant pour couvrir ces coûts? En connaissant les dépenses nécessaires au fonctionnement de votre entreprise, ainsi que vos coûts directs, vous pourrez fixer le prix de vos produits et la quantité que vous devez vendre pour générer les revenus dont vous avez besoin pour rester à flot.
  • Revenu net ou perte nette: Il s’agit du résultat final après que tous les calculs ci-dessus ont été effectués. Est-ce que vous faites des gains à chaque période ou est-ce que vous perdez de l’argent?
    • Pourquoi est-ce important à savoir? Le but d’une entreprise est de réaliser un profit – c’est en fait la définition de l’ARC. Certaines entreprises enregistrent des pertes au cours des deux premières années d’activité, car il faut souvent engager des dépenses avant de pouvoir générer des revenus. Cependant, si au fil du temps, l’entreprise ne dégage pas les profits souhaités, il y a une raison et vous devrez examiner tous les chiffres ci-dessus, et comprendre en quoi ils sont importants, pour vous aider à résoudre le problème. Le succès d’une entreprise dépend en partie de sa viabilité. S’agit-il d’une entreprise capable de survivre, de couvrir ses propres coûts et de réaliser un profit?

Ce ne sont là que quelques-uns des renseignements que vous pouvez tirer des documents comptables de votre entreprise et de la manière dont ils peuvent vous aider. Si vous ne suivez pas encore vos finances et que vous vous contentez de déposer tous vos reçus au bureau du comptable au moment de la période de production des déclarations de revenus, vous devriez réfléchir aux avantages de connaître ces renseignements tout au long de l’année.  Personne ne veut savoir après coup ce qu’il aurait dû faire au cours de l’année lorsqu’on ne peut rien y changer. En gérant vos finances tout au long de l’année, vous pouvez traiter les problèmes au fur et à mesure.

Voici quelques conseils pour commencer à gérer les finances de votre entreprise :

  • Établissez un système pour tout suivre, de vos revenus à vos dépenses y compris les taxes sur les ventes. Des logiciels tels que QuickBooks en ligne et QuickBooks Travailleur autonome facilitent la facturation de vos clients et la gestion de toutes vos dépenses au fur et à mesure.
  • Prenez soin d’examiner régulièrement vos rapports financiers. En effectuant le suivi de vos revenus et de vos dépenses, vous serez en mesure de créer des rapports financiers, comme votre état des résultats, qui présente le rendement de votre entreprise pendant une période donnée.
  • Établissez un calendrier pour traiter vos reçus de façon régulière. Fixez-vous, par exemple, un moment précis chaque semaine pour effectuer les tâches administratives et effectuez la saisie de toutes les données dans votre système comptable. Prenez-en l’habitude, de sorte que si vous avez besoin d’une information rapidement, vous serez en mesure de la retrouver aisément.
  • Demandez l’aide d’un professionnel au besoin. Chaque entreprise a besoin d’une tenue de comptes, mais vous n’avez peut-être pas de temps à y consacrer ou la confiance nécessaire pour le faire vous-même. Votre compétence réside dans les activités de votre entreprise et vous devez vous y consacrer. Faites appel à un comptable ou à un aide-comptable avant de vous retrouver débordé ou submergé par la paperasse. Le bon professionnel peut faire toute la différence dans la gestion de votre tenue de comptes et vous fournir les données financières dont vous avez besoin pour développer votre entreprise.