En raison de la nature et des conditions de leur emploi, la plupart des employés de transport et les conducteurs de grand routier paient leurs propres frais de repas et d’hébergement.Il s’agit des dépenses engagées pendant le travail à l’extérieur du lieu d’activités commerciales de l’employeur.

Vous demanderez les frais de repas et d’hébergement dans le Formulaire TL2, Déduction de frais de repas et d’hébergement. Ce formulaire doit être approuvé et signé par votre employeur, mais vous n’avez pas à l’envoyer à l’Agence du revenu du Canada (ARC) à moins que l’on ne vous demande une pièce justificative. Vous demanderez les frais à la ligne 22900 de votre déclaration de revenus et de prestations.

Types d’employés de transport

Il existe trois types d’employés de transport : les employés d’une entreprise de transport, les employés de chemin de fer et les autres employés de transport.

Employés d’une entreprise de transport

Ce sont les employés qui travaillent pour des employeurs du transport par autobus, par camion (y compris les grands routiers), par chemin de fer et par avion et doivent quitter régulièrement le principal lieu d’activité commerciale de l’entreprise.

Les employés utilisent des véhicules fournis pas leur employeur pour transporter des biens ou des passagers. Pour être admissible à la déduction fiscale, votre emploi doit vous obliger à vous déplacer régulièrement hors de votre municipalité où se trouve le bureau de l’employeur. Vous devez engager des frais de repas, ainsi que des frais d’hébergement, si vous devez quitter plus d’une journée.

Les conducteurs de grand routier conduisent des camions ou des tracteurs pour le transport de fret et leur véhicule pèse plus de 11 788 kilogrammes. Ces employés conduisent pendant au moins 24 heures pour un transport d’au moins 160 kilomètres et sont habituellement éloignés du lieu d’affaires de l’employeur.

Vous pouvez déduire le montant total de l’hébergement, mais seulement 50 % des frais de repas; si vous êtes un conducteur de grand routier, vous pouvez demander 80 % de vos frais de repas.

Employés de chemin de fer

Pour avoir droit aux déductions des dépenses d’emploi s’appliquant aux employés de chemin de fer, vous devez occuper un poste de chef de gare, de télégraphiste ou de préposé à l’entretien et aux réparations pour une entreprise ferroviaire.

Les employés de chemin de fer doivent s’éloigner de leur municipalité chaque jour pour se rendre à leur lieu de travail ou travailler dans un endroit si éloigné qu’il est difficile pour eux de revenir chaque jour à la maison.

S’ils se rendent chaque jour au lieu de travail, ils peuvent demander 50 % de leurs frais de repas, mais s’ils doivent déménager loin de leurs personnes à charge pour être plus près du lieu de travail, ils peuvent demander un tarif fixe de 34 $ par jour pour couvrir leurs dépenses d’épicerie. Ce tarif est également assujetti à la règle des 50 %.

Autres employés de transport

Ce sont les employés dont l’employeur n’œuvre pas dans le secteur du transport des marchandises ou des personnes et dont les tâches principales consistent à transporter des biens.

Dépenses admissibles des employés de transport

Les dépenses engagées pour les repas et l’hébergement par les employés durant leurs fonctions professionnelles à l’extérieur du lieu d’affaires sont des dépenses admissibles. Ces dépenses sont calculées sur une période de 24 heures, qui commence quatre heures après le départ de l’employé. Les premiers frais de repas peuvent être demandés quatre heures après le départ, puis aux quatre heures par la suite.

Vous pouvez demander les frais d’hébergement pour les jours passés loin de la maison. Les conducteurs de grand routier peuvent demander des frais de douche s’ils choisissent cette option plutôt que des frais d’hébergement, mais ils ne peuvent pas demander les deux pour la même journée.

Calculer les frais de repas et d’hébergement

Il existe trois méthodes pour demander les frais de repas et d’hébergement des employés de transport.Ces frais sont calculés en utilisant la méthode simplifiée, détaillée ou des frais collectifs. Quelle que soit la méthode utilisée, vous devez déduire des frais tout avantage non remboursable ou remboursement que vous recevez de votre employeur.

Comment utiliser la méthode simplifiée

Les employés réguliers et les autres employés du transport peuvent déduire 50% du tarif quotidien fixe de 23,00 $ par repas pour les repas et les boissons.

Par exemple;

Christopher était absent de sa municipalité pendant 3 jours pour transporter des marchandises. Il peut réclamer 11,50 $ (23,00 $ x 50 pour cent) par repas = 11,50 $ x 3 repas x 3 jours = 103,50 $

Les chauffeurs de camion long-courrier peuvent cependant déduire 80%, tandis que les chauffeurs de camion long-courrier peuvent réclamer 18,40 $ (23,00 $ x 80%) par repas.

Si Christopher était un chauffeur long-courrier, il pourra réclamer: 80% x 23 $ x 3 repas x 3 jours = 165,60 $

Dans le cadre de la méthode détaillée

Les frais de repas et de boissons doivent être énumérés. Les employés doivent consigner les renseignements concernant les dépenses, notamment la date, l’heure, le lieu, le nom du restaurant ou lieu d’hébergement, le type de dépense et le montant payé. Les employés d’entreprises de transport et les autres employés de transport peuvent déduire 50 % de leurs dépenses énumérées, tandis que les conducteurs de grand routier peuvent en déduire 80 %.

La méthode des frais collectifs

Cette méthode s’applique aux employés de transport dont l’employeur fournit des installations pour faire la cuisine, comme à la gare. Ils font partie d’un groupe et font l’épicerie et cuisinent en groupe ou seuls. Cette méthode est assortie d’un tarif journalier de 34,00 $, dont les employés demandent le pourcentage approprié (50 % dans le cas des employés d’une entreprise de transport et des autres employés de transport et 80 % pour les conducteurs de grand routier).

Pour les résidents du Québec, voir ce lien de Revenu Québec pour réclamer dans votre province.

Documents à conserver

Tous les employés de transport doivent inscrire le montant des frais de repas et d’hébergement engagés sur le formulaire TL2, à la colonne Repas achetés de la Partie 2, Relevé des frais et des voyages.

Les autres employés de transport qui ne sont pas des employés de chemin de fer ou des conducteurs de camions devront remplir le formulaire T777.

Les employés qui utilisent la méthode détaillée doivent conserver leurs reçus dans leurs dossiers. Les employés qui utilisent la méthode simplifiée ou la méthode des frais collectifs afin de déduire un tarif fixe, en revanche, n’ont pas besoin de conserver leurs reçus. Ils devraient néanmoins conserver des documents détaillés sur leurs voyages.

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